Digital Naiv oder Digital Native. Was ist der "richtige" Weg im und im Umgang mit dem Web 2.0 - und Puzzlesteine zu Essen, Fußball und mehr ...

Samstag, 28. März 2009

"Einfach mal Fresse halten?" - Von privatem & beruflichem Bloggen – Gedanken vor der re:publica

Heute ist ein sehr interessanter und aufregender Bericht in der FAZ erschienen. Es geht um die Datenaffäre bei der Deutschen Bahn. Es geht darum, dass – so der Bericht – systematisch E-Mails der Mitarbeiter nach Suchwörtern durchsucht wurden. Hier sind wir direkt beim Thema E-Mail Management unter ganz verschiedenen Aspekten, unter rechtlichen und Datenschutz-Aspekten, unter organisatorischen Aspekten (Stichwort Betriebsvereinbarung zur privaten Nutzung von E-Mails) und auch technologischen Aspekten (wie wurden diese E-Mails durchsucht). Das Thema E-Mail Management ist ein Thema, das mich beruflich seit Jahren umtreibt und zu dem ich sehr vieles bereits veröffentlicht habe. Es ist ein Thema, das sehr kontrovers diskutiert wird. Es ist ein Thema, zu dem ich meine Meinung habe – wobei sich berufliche und private Meinung hier weitgehend decken.


So what, I am still a ... Nein, leider ist es nicht ganz so einfach, wenn man einerseits Privatperson, andererseits Corporate Blogger, „Spokes person“ der IBM zu einem bestimmten Thema ist. Gewisse Dinge kann ich als privater Blogger „einfach so raushauen“. Als Corporate Blogger muss ich vielerlei Dinge bedenken: Wo publiziere ich? Im Corporate Blog oder in meinem privaten Blog?Wie ist mein Nick? Mein Twitter-Name Stefan63atIBM macht schon (bewusst) klar, wo ich arbeite.



Übrigens ist auch das meiner Meinung nach eine Frage der Etikette. „Oute“ ich mich von vorneherein als Corporate Blogger oder Zwitscherer? Ich denke, sollte man es tun, entweder im Nick Name oder in seinem Profil. Viele, die durchaus geschäftliche Interessen verfolgen oder Vertreter eines Unternehmens sind, tarnen diese doch mehr oder weniger geschickt. Lieber gleich mit offenen Karten spielen. Kommt besser an. Das ist zumindest meine Meinung.



Und natürlich sind weitere Fragen zu bedenken: Spreche ich in meinen Kommentaren oder Postings über einen Kunden? Be- oder verurteile ich gar einen Kunden? Sehr dünnes Eis, auf dem ich mich als Corporate Blogger bewege und hier ist sicherlich im Firmeninteresse Zurückhaltung geboten. Analog verhält es sich mit dem Äussern politischer Ansichten als Corporate Blogger, ein absolutes „No Go“. Die haben bei meinen Postings als Corporate Blogger nichts zu suchen. Und natürlich darf ich zu manchen Dingen keine Aussagen machen: Der „gemeine“ IBM'er kommentiert die Diskussion um Sun und IBM nicht. Und er macht auch keine Aussagen zur geschäftlichen Situation, die Einfluss auf den Aktienkurs haben könnten. All dies sind Tabus.





Doch daneben sind weitere Dinge zu bedenken: Und wo ist die Grenze zwischen meiner persönlichen Meinung und der Position der IBM? Wie mache klar deutlich, wenn ich persönliche Meinung äussere? Sollte ich in meinem Corporate Blog, in einem Forum oder meinem Twitter überhaupt private Meinung äussern? Wenn ich das nicht tue, wird es dann vielleicht zu dröge und langweilig? Das sind alles Dinge, die man als Corporate Blogger bedenken muss. In der IBM gibt es als „Handlungsanweisung“ die IBM Social Computing Guidelines.



Ich glaube, bei allen Dingen, die zu bedenken sind, ist es nicht so schwer. Unternehmen müssen und sollten auf die neue Web 2.0-Welt reagieren. Unternehmen sollten Mitarbeiter ermutigen, zu bloggen und in Foren mitzudiskutieren. In meinem Fall ist es fast selbstverständlich, dass ich das tue: Ich vertrete unter anderem die Lotus-Brand als Marketing Manager. Lotus ist die Brand der IBM, die Social Software vertreibt und anbietet. Und ich kann das nur glaubhaft vermarkten, wenn ich es lebe. Zudem bin ich auch noch ehemaliger Journalist. Da ist also ein Drang zum Schreiben automatisch da.



Aber Unternehmen sollten auch generell Mitarbeiter – nicht nur das Marketing oder die Presseabteilung - ermutigen, in der „äusseren“ Web 2.0-Welt im Firmeninteresse mitzumachen und intern das „Enterprise 2.0“ leben, indem auch dort offen diskutiert wird. Unternehmen müssen den Mitarbeitern insbesondere für die externe Kommunikation einerseits Freiraum, andererseits Richtlinien, wie die oben genannten Guidelines, geben. Unternehmen sollten auch Strategien haben, wie sie auf kritische Postings, vielleicht Angriffe im Web reagieren (aber das Thema führt jetzt hier zu weit).



Und ich als Mitarbeiter oder als Blogger, der in ein Unternehmen kommt, schalte mein Hirn ein und denke nach, was ich kommuniziere und kommentiere, welche Verantwortung ich gegenüber meinem Arbeitgeber und gegenüber meinen Kunden habe. Und wenn es mal kritisch ist, sehr frei nach Dieter Nuhr: „Einfach mal Fresse halten“. Zumindest im Corporate Blog oder im Forum, wo ich als Firmenvertreter bekannt bin. Auch wenn es schwer fällt.

Im Original erschienen im IBM Blue Blog unter https://www-951.ibm.com/blogs/Stefan_Pfeiffer
/entry/privates_berufliches_bloggen_gedanken_vor_der_re_publica

Stefan kann lesen: FAZ und Computerwoche beim Frühstück (28.3.09): E-Mail, iPod und WM Sommer

Samstag ist der Tag, wo ich einmal in Ruhe Zeit habe, eine Tageszeitung (und meist auch die Druckausgabe der Computerwoche) zu lesen. Das ist bei mir - wegen meiner Vergangenheit - die FAZ (ich habe dort während dem Studium in der damaligen Neue Medien-Redaktion gearbeitet). Was ist mir heute aufgefallen?

Seite 1 zum Skandal bei der Bahn: "Ermittler: Bahn hat systematusch E-Mails durchsucht" - Für jemanden, der sich mit dem Thema E-Mail Management und Archivierung auseinandersetzt, ein interessanter Artikel. U.a. geht es auch darum, wie eingehende E-Mails beim Posteingang nach Stichwörtern durchsucht und dann an eine Kontrollinstanz weitergeleitet wurden. Ein Bonmot in der Technik und Sport Beilage: "... die neue Lust am iPod im Auto".

Dann gab es eine Beilage zur Computerwoche vom Freitag: Forrester veranstaltet sein IT Forum EMEA zwischen dem 3. und 5. Juni im Maritim in Berlin, parallel zur IoD Konferenz der IBM. Beim Maritim kommen schöne Erinnerungen hoch: Dort habe ich 2006 die 2. FileNet EMEA UserNet organisiert, im WM Sommer. Und natürlich behandelt die CW die Übernahmegerüchte IBM - Sun exzessiv, etwas, wo wir "gemeinen" IBM'er nichts zu sagen (dürfen).

Sonntag, 22. März 2009

Wie viele Profile denn noch? Vom Wahnsinn sozialer Netze

Xing ist mein bevorzugtes Netzwerk, über das ich geschäftliche Kontakte pflege, ganz einfach, weil es in Deutschland in der Geschäftswelt wohl am verbreitesten ist. Dann bin ich noch bei LinkedIn, gerade um auch um meine internationalen Kontakte nicht aus dem Auge zu verlieren. Dann wurde ich noch von Geschäftspartnern und Kollegen auf Plaxo und Naymz eingeladen. Und freundlich wie ich bin, habe ich diese Einladungen auch angenommen. Überall durfte ich ein Profil ausfüllen. Zu 90 % sind die Daten gleich. Und irgendwann in den vergangenen Monaten kam ich dann auch nicht umhin, ein Profil auf Facebook anzulegen, obwohl mir meine ganzen sozialen Netzwerke schon viel zu viel waren. Gegen Wer-kennt-wen und andere Netze wehre ich mich – noch.

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Schizophren – Ich bin ein bisschen „Bluna“ ...

Ich habe heute morgen im Bad in den Spiegel geschaut – und zwei Gesichter gesehen. Offensichtlich bin ich schizophren. Meine zwei beruflichen ICH's kämpfen gegeneinander. Dr. Jekyell and Mr. Hyde. Na ja, vielleicht doch falsches Bild, denn meine ICH's sind im Grunde genommen beide nicht „schlecht“ oder mörderisch. Ich bin Marketing Manager für Enterprise Content Management (ECM)-Portfolio der IBM und seit Juli vergangenen Jahres verantworte ich auch das Marketing für die Lotus Brand der IBM in Deutschland. Und ein Teil meines Jobs ist die Promotion unserer Web 2.0-Angebote für Unternehmen.


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Digitale Störenfriede unterbrechen die Arbeit - und es kommt noch schlimmer ...


Sascha Alexander hat in der aktuellen Computerwoche 9/09 in der aktuellen Computerwoche 9/09 zwei sehr interessante Artikel über E-Müll und den Umgang mit E-Mails geschrieben. Demzufolge wird der moderne Knowledge Worker oder Informationsarbeiter durchschnittlich alle 11 Minuten in seiner Arbeit unterbrochen. E-Mails sind ein Grund. Doch es wird noch schlimmer kommen: Instant Messaging, Twitter, RSS-Feeds tragen als Störenfriede zu diesen Unterbrechungen bei.


Enterprise Content Management im Web 2.0-Zeitalter: Vom Mitmach-Web zum Mitmach-Unternehmen

Zu scannende Dokumente, COLD-Berichte vom Host, am PC erzeugte Dokumente, Tabellen und Präsentationen, Webseiten, E-Mails, Instant Messages, Wikis, Blogs und Twees. Diese Dokumentenarten kennzeichnen in hohem Maße auch die Entwicklung der vergangenen 15 Jahre in dem Segment, das wir heute Enterprise Content Management (ECM) nennen. Die Flut der elektronisch erzeugten Dokumente hat dramatisch zugenommen – und ein Ende ist angesichts von Twitter, Wikis und Blogs nicht abzusehen.

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Von der Dokumentensuche im Digitalen Müllhaufen

Ein interessanter Kommentar, den Christoph Witte, Herausgeber der Computerwoche, zum Thema Dokumentensuche veröffentlicht hat. Er bezieht sich dabei auf Untersuchungen der AIIM, wieviele Papierdokumente in den USA anfallen und wieviele davon falsch abgelegt werden. Demzufolge existieren in den USA rund zwölf Milliarden verbummelte Dokumente. Das wiederfinden koste laut AIIM rund 120 Dollar pro Dokument, was natürlich in der Multiplikation zu einer horrenden Summe führt, die beispielsweise deutlich das amerikanische Konjunkturprogramm übertrifft. Die Beispielrechnung überträgt Witte dann auf Deutschland, mit vergleichbarem Resultat. Und schließt ein Plädoyer für Dokumenten Management an.

Witte und Mancini beziehen sich hierbei nur auf Papierdokumente. Durch elektronische Dokumente, vor allem durch E-Mails aber auch mit Office-Paketen erstellten Texten, Tabellen und Präsentationen potenziert sich die Zahl der falsch abgelegten Dokumente sicher nochmals - und damit auch die Notwendigkeit für Dokumenten Management, oder sagen wir besser Enterprise Content Management.


Wieviele Dokumente liegen noch heute auf lokalen Festplatten oder Netzwerklaufwerken? Wieviele E-Mails werden heute bereits in ECM-Systemen gespeichert und dort korrekt verschlagwortet abgelegt? Wie stelle ich sicher, dass alle notwendigen Dokumente im System abgelegt sind? Und was heißt notwendig? Notwendig nach Compliance-Regularien, notwendig nach Handelsrecht, nach Steuerrecht, notwendig im Sinne der vollständigen Kundenakte, notwendig, um einen guten Kundenservice zu bieten?


Dies sind eine Vielzahl technischer, oft jedoch organisatorischer Fragen. Lassen Sie uns hier auf das Suchen und Wiederfinden von Dokumenten konzentrieren, denn das Erfassen von Dokumenten verschiedenster Art in das ECM-System ist die eine Seite. Die andere, mindestens genauso wichtige Seite ist es, die Dokumente korrekt abzulegen und zu verschlagworten, um sie dann auch einfach wiederfinden zu können.


Aufgrund der Volumina spielen gerade für E-Mails Mechanismen zur automatischen Klassifizierung, sprich Verschlagwortung der Dokumente eine immer wichtigere Rolle. Solche Klassifikationswerkzeuge erweitern die manuelle oder regelbasierende Ablage durch intelligente Textanalyse-Funktionen, semantische Suche und Inhaltsanalyse sowie trainierbare Taxonomien. Das Klassifikationswerkzeug prüft also Dokumente und Texte, versieht sie mit Metadaten, ordnet sie nach Aktenplan, Ordnersystem oder definierter Metadatenstruktur ein. Je besser die Verschlagwortung, desto einfacher dann auch das Wiederfinden.


Wann muss man Dokumente wiederfinden? Meist im normalen Geschäftsalltag, um zu einem Vorgang ein notwendige Information zu erhalten. Das kann eine „Wissensfrage“ sein, die man recherchiert. Das kann im Zusammenhang mit einem Kunden sein, wo ein bestimmtes Dokument, einer bestimmter Inhalt für den Kundendienst relevant ist. Und das kann auch sein, weil man sich streitet.


Und der letzte Aspekt tritt in den Diskussionen öfters unter dem Stichwort eDiscovery oder Legal Discovery in den Vordergrund. Unternehmen, die mit den USA Handel betreiben, müssen auf Anfrage in der Ermittlungsphase eines Gerichtsverfahrens nach amerikanischen Regularien bestimmte Daten herausgeben können. Dies betrifft natürlich auch Dokumente jeglicher Art inklusive E-Mails. Doch auch hierzulande ist eine schnelle Reaktionsfähigkeit im Falle juristischer Offenlegungspflichten notwendig. Das deutsche Recht kennt ebenfalls eine Reihe von Vorschriften, die der Legal Discovery entsprechen.


Je vollständer man relevante Dokumente jeglicher Art, vom papiergebundenen Dokument über Office-Dokumente bis zur E-Mail erfasst, um so besser ist die Ausgangssituation. Je besser man diese Dokumente dann klassifiziert, desto wahrscheinlicher ist es, dass man sie schnell und unkompliziert wiederfindet – über „normale“ Suchmechanismen oder intelligente Suchwerkzeuge. Und wenn es hart auf hart kommt, müssen dann Werkzeuge heran, die eDiscovery ermöglichen und vor allem den gesamten eDiscovery-Prozess abdecken. Der digitale Müllhaufen wächst und wächst. Um ihn bewältigen zu können braucht man ein organisatorisches Konzept für die Dokumentenverwaltung, ein Enterprise Content Management-System zur umfassenden Verwaltung von Papier- und elektronischen Dokumenten inklusIve E-Mails, eine leistungsfähige Klassifikation, die die Informationsqualität erhöht und das Wiederfinden erleichtert und eventuell eDiscovery, um juristischen Offenlegungspflichten schnell nachkommen zu können.

P.S. Noch eine Reihe weiterer Fakten von der AIIM, die zu denken geben:


7,5 Prozent aller Dokumente gehen verloren, weitere drei Prozent werden falsch abgelegt.


Ein Geschäftsdokument wird durchschnittlich 19 Mal fotokopiert.

Und der Blutdruck steigt: Warum E-Mail Management doch eine Notwendigkeit ist, auch wegen Compliance

Ein interessanter Artikel in der Computerwoche Mittelstand vom 23.1.2009 von Jobst Eckardt von Zoeller & Partner (Link folgt, sobald der Artikel online ist), den man sicher kontrovers diskutieren kann, ja muss. Es geht um E-Mail Archivierung und Compliance und er Autor schreibt unter anderem:


„Doch bei genauem Hinsehen zeigt sich, dass die rechtlichen Vorschriften nur für wenige Unternehmen und E-Mails gelten.“

Zum Artikel im IBM Blog

"Gezwitschere" – Kann man das ernst nehmen?

Es ist nun schon einige Monate her, dass ich auf der Web 2.0 Expo in Berlin war. Interessiert verfolge und geniesse ich das bunte Treiben. Ein buntes Völkchen aus ganz Europa, das da zusammen kommt. Endlich mal nicht die übliche Anzu
gs-Business-Outfit-Standard-Konferenz. Überall Macs und Notebooks, mobile Geräte – und alle sind sie am „Zwitschern“. Ja, ja, die jungen Leute müssen das machen. Ständig SMS schreiben oder eben „twittern“. Wenn man die Zeit dazu hat ....

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Apple – Valide Unternehmensplattform oder noch immer Avantgarde-Spielzeug? - ODER - Weck den Leoparden in mir

Vorweg genommen. Ich mag Apple. Trotz des Simpson-Videos mit Steve Mobs und dem Mapple-Store. Ich besitze einen iPod, ein iPhone, ein TimeCapsule und habe meiner Frau vor 1 Jahr ein MacBook gekauft. Und um ganz ehrlich zu sein: Das Macbook kann über Bootcamp mit MacOS Leopard und Windows XP hochgefahren werden. MacOS weckt jedoch nur den Leoparden in mir ... Meine Frau ist zu bequem, sich umzugewöhnen (und ich bin zu träge, Sie einzuarbeiten).

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