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Samstag, 17. September 2011

[DE] Mein immer mehr sozialer Arbeitsplatz von heute

Bianca Gade von netmedia - nebenberuflich auch Mitfahrerin des IBM Social Business JamCamp Busses - hat zu einer Blogparade zum Thema "Arbeitsplatz der Zukunft" aufgerufen. Anlass genug, nochmals einige Beiträge rauszukramen, zusammenzufassen und zu aktualisieren, die ich im Lauf der letzten Monate geschrieben habe.

Meine Art zu arbeiten, hat sich in den vergangenen Jahren dramatisch verändert. Vor 5 Jahren fuhr ich morgens normal im Büro der FileNet GmbH nach Bad Homburg. Jeden Morgen ging es per Auto rund 30 - 40 Minuten ins Büro beziehungsweise abends zurück. Seit ich bei der IBM bin, arbeite ich weitgehend im Home Office. Vom Frühstückstisch geht es - so ich nicht unterwegs bin - direkt an meinen Heimarbeitsplatz. Das herkömmliche Büro in meiner Heimlokation Frankfurt besuche ich nur, wenn ich mich dort mit Kolleginnen und Kollegen zum Bürotag mit gemeinsamen Mittagessen verabrede. In der Frankfurter Niederlassung der IBM habe ich auch wie all die anderen keinen festen Arbeitsplatz mehr. Wir arbeiten im Großraumbüro und suchen uns einen freien Schreibtisch. Der Container mit Bürounterlagen wird dorthin gerollt, Notebook und Telefon eingestöpselt und los geht es. Abends ist der Arbeitsplatz sauber zu hinterlassen. Clean Office nennt man das. Mischt sich nun im Büro die Population jeden Tag dynamisch durch? Nein, es bilden sich natürlich Gruppierungen heraus und manch einer, der regelmässig im Büro ist, hat natürlich qua Gewohnheit seinen wiederum festen Schreibtisch.

Warum fahre ich nun nicht regelmässig ins Büro? Zuerst einmal vermisse ich die Kolleginnen und Kollegen. Der Schwatz zwischendurch, das gemeinsame Kaffee oder Mittagessen fehlen mir. Auf der anderen Seite bin ich für mein Home Office dankbar, denn ich bin in meinem Job ein Vieltelefonierer. Im Großraumbüro ist es einfach zu laut und unruhig, die "Quiet Rooms" oder Besprechungsräume sind latent besetzt, so dass ein konzentriertes Telefonieren schwer möglich ist. Da geniesse ich bewusst die Ruhe und meinen drahtlosen Kopfhörer am Heimarbeitsplatz, der es mir auch mal erlaubt, auf dem Balkon oder an der Kaffeemaschine zu sprechen.

Und natürlich benutze ich auch meine anderen Werkzeuge, um einerseits effizient kommunizieren zu können, andererseits mich auch sozial wohl zu fühlen. Ich möchte Instant Messaging nicht mehr missen, um schnell und unkompliziert Sachverhalte nachzufragen und zu bearbeiten. Chatten ist seitdem ich bei der IBM bin ein ganz normales berufliches Arbeitswerkzeug geworden. Es ist ganz selbstverständlich, dass alle IBM Kollegen - so sie online sind - im Instant Messaging eingeloggt sind und ich dort auch deren Status ("Verfügbar", "In Besprechung", "Weg vom Computer", "Bitte nicht stören") sehe. Auch mit immer mehr Geschäftspartnern und Kunden, die Plattformen wie Greenhouse, LotusLive oder EULUC nutzen, chatte ich unterdessen direkt.

Inzwischen ist unser Instant Messaging durch "Unified Telephony" angereichert worden. Darüber steuere ich meine telefonische Erreichbarkeit. Ich habe nur noch eine "virtuelle" Telefonnummer, über die Anrufe an das Gerät weitergeleitet werden, über das man mich gerade erwischen kann: im Home Office meine dortige Festnetznummer, unterwegs meine Mobilnummer, im Büro meine Büronummer, im Urlaub meine Vertretung und so weiter. Natürlich gehört ein "Soft Phone"-Funktionalität (Telefonieren über den Computer) ebenso zum Funktionsumfang wie die Integration in die gerade beschrieben Präsenzanzeige des Instant Messaging.

Auf soziales Netzwerken kann ich ebensowenig verzichten wie auf Instant Messaging. Intern nutze ich unser IBM-internes soziales Netzwerk, um Dateien, Lesezeichen, generell Marketinginformationen zur Verfügung zu stellen und so die Flut an E-Mail-Anfragen einzudämmen. Immer mehr Kolleginnen und Kollegen wissen, dass ich alle beruflich relevanten Informationen in meinen Dateien, im Wiki oder meinen Blogs dokumentiere. Und diejenigen, die weiter per E-Mail nachfragen, versuche ich zu den Vorteilen des Information Sharings per sozialem Netzwerk zu bekehren. Mein Kollege Luis Suarez hat dies zur Perfektion getrieben und kommt mit 10 - 20 E-Mails pro Tag aus. So weit habe ich es nicht geschafft, aber ich arbeite sehr konsequent an der Minimierung meiner persönlichen E-Mail Flut.

Das tue ich auch in meiner Aufgabe als Marketier in der Zusammenarbeit mit externen Lieferanten, mit PR- und Werbeagenturen oder Textern. Die konventionelle Arbeitsweise ist, dass Texte oder Grafiken per E-Mail verschick und grosse Dateien per FTP transferiert werden. Gerade der Austausch von Dateien per E-Mail führt zu Inkonsistenzen. Was ist die aktuelle Version? Wer hat sie? Ebenso suboptimal ist ein Projekt-, Aufgaben- und Terminmanagement per E-Mail oder in Form von Tabellen. Der Status eines Projekts ist schwer nachvollziehbar. Neue Mitarbeitern wird es schwerig gemacht, in ein Projekt auf den aktuellen Stand zu kommen.

Diese Arbeitsweise löse ich mehr und mehr durch eine effizientere „Social Business“ Arbeitsweise ab. Immer mehr Marketingprojekte mit Agenturen werden unterdessen online abgewickelt. Dateien, Grafiken oder Protokolle werden in eine geschlossene Community gestellt. Dadurch stehen immer die aktuellsten Versionen online allen Projektbeteiligten zur Verfügung. Außerdem wird das Projekt mit allen Meilensteinen, Aufgaben und Terminen ebenfalls online gemanagt. Hierdurch kommt es zu einer größeren Übersichtlichkeit und klaren Zuweisung von Aufgaben. Neue Teammitglieder haben sofort alle notwendigen Projektinformationen zur Verfügung. Darüber hinaus ermöglicht die Community eine transparente Diskussion und Kommentierung, wodurch Ideenaustausch und Innovation getrieben werden. Die Projektarbeit wird durch Realtime Kommunikation, durch Onlinebesprechungen und Instant Messaging weiter optimiert. Die Lösung steht außerhalb des IBM Firewalls für externe Partner zugreifbar in der Cloud zur Verfügung. Auf der Plattform kann ich mich mit beliebig vielen Partner und "Externen" vernetzen, mit ihnen geschützte Communities aufbauen und Aktivitäten aufsetzen.

Sozialen Medien und Technologien haben also für mich in der täglichen Projektarbeit, aber auch in der externen Kommunikation privat und beruflich enorme Beduetung erlangt. Ich informiere über soziale Kanäle, die EULUC-Kundenplattform, Facebook und Twitter, Kunden und Interessenten und nutze diese intensiv zum Dialog mit diesen Zielgruppen. Soziale Medien sind dabei für mich wirklich sozial, auch privat: Ich kommuniziere - meist über Facebook - regelmäßig mit Freunden weltweit. Im Gegensatz zur Kommunikation per E-Mail schalten sich dann auch Bekannte in die Kommentare auf der Facebook Wall ein, was durchaus zu anregenden Gruppendiskussionen führt. Unzweifelhaft empfinde ich das als eine Bereicherung meines sozialen Lebens.

Daneben habe ich über Facebook, Twitter & Co. in den vergangenen 2 Jahren viele neue Friends und Follower gewonnen, mit denen ich mich austausche. Gleich und gleich gesellt sich und desöfteren finde ich neue Bekannte, mit denen ich sofort eine Wellenlänge und ein gemeinsames Verständnis habe. Das Web-Du ist nicht erzwungen, sondern ganz natürlich. Dabei verschwimmen im sozialen Netz die Grenzen zwischen beruflicher und privater Identität.

Zurück zum Home Office: Selbstverständlich gibt es auch vielerorts Skeptiker, die dem Heimarbeitsplatz skeptisch gegenüber stehen. Mähst Du nicht die ganze Zeit den Rasen oder liegst auf dem Sofa? Der erfolgreiche Heimarbeitsplatz ist eine Kombination von Selbstdisziplin und Vertrauen seitens des Arbeitgebers. Ja, man muss sich selbst organisieren. Man kann aber auch die Flexibilität geniessen und sich die Arbeitszeit so einteilen, wie es der persönlichen Work Life Balance entspricht. Und dies muß sicher nicht zum Nachteil des Arbeitgebers sein. Leistung hat nichts mit Präsenz im Büro zu tun.

Mein Arbeitsplatzrechner ist übrigens seit einiger Zeit ein MacBook. IBM erlaubt es, neben Windows auch Linux und andere Betriebssysteme sowie eigene Geräte - Stichwort Bring Your Own Device - am Arbeitsplatz zu verwenden. Jedoch unterstützen IT und Support nicht den Mac. Es wird lediglich die Infrastruktur zur Verfügung gestellt, so daß ich mich über VPN ins IBM Netzwerk einwählen und von unterwegs oder zuhause arbeiten kann. In der IBM hat sich daraufhin eine weltweite Community mehrerer Tausend Mac-Anwender gebildet, die genau die Support- und Hilfefunktion selber übernehmen. Die IBM'er weltweit helfen sich so gegenseitig und erklären, wie welche technische Herausforderung gelöst wird, wie VPN oder W-LAN Zugriffs ins IBM Netz zu konfigurieren sind und vieles mehr.

Über diese Community und Sub-Communities, die sich mit Themen wie Notes unter Mac-OS befassen, habe ich alle Fragen und Probleme rund um den beruflichen Einsatz meines Macs lösen können. In der gesamten Zeit, in der ich nun mit dem Mac arbeite, war ich nur zweimal lahmgelegt und das durch einen Zusammenbruch der Leitungen unseres Providers in den USA aufgrund eines Schneesturms. Die Mac-Community ist meiner Meinung nach ein weiteres hervorragendes Beispiel für die Vorteile von sozialen Netzwerken: Special Interest Communities können sich bilden und sich gegenseitig höchst effizient helfen. Für mich selbstverständlich, aber unbedingt erwähnenswert ist noch, dass meine gesamte Bürosoftware auch für und auf dem Mac verfügbar ist: Lotus Notes, Office-Paket, Instant Messaging, Telefonie und vieles mehr.

Neben dem Heimarbeitsplatz spielt für mich das mobile Arbeiten eine immer größere Rolle. Eigentlich müsste man vom mobilen Office denn vom Home Office sprechen, wobei es sicher Unterschiede in Büro- und Telekommunikationsausstattung (Schreibtisch und -stuhl, großer Monitor, Telefonanlage u.v.a.) gibt. Doch auch wenn der Monitor unterwegs kleiner ist, stehen die meisten der beschriebenen Funktionen auch mobil zur Verfügung.

Doch darüber hinaus hat sich meine mobile Arbeitsweise im vergangenen Jahr deutlich verändert. Schuld daran ist das iPad, das ich vor rund einem Jahr in Betrieb genommen habe. Noch heute ist mein iPhone, das unterdessen runde 3 Jahre im Einsatz ist, primär Telefon, Terminkalender und Adressbuch. Ich war nie der E-Mail Junkie und Vieltipper auf dem Telefon. Die vielfältigen Apps, die auf dem iPhone installiert sind, nutze ich - vollkommen losgelöst von potentiellen Telekommunikationskosten - nur bei sehr drängendem Bedarf, denn mir ist der Bildschirm des iPhone noch immer zu klein, um darauf vernünftig lesen oder gar arbeiten zu können.

Das iPad hat meinen Nutzungsverhalten deutlich verändert. Wenn ich jetzt unterwegs bin, nehme ich es oft zur Hand, auf dem Sofa, auf dem Flugplatz, im Zug, im Bad, beim Frühstück, im Bett und sogar auch der Badewanne, um meine E-Mails zu lesen und in Kürze zu beantworten, meine RSS Feeds, also die von mir selektierten Nachrichtenkanäle, und Web Sites zu durchstöbern oder um "sozial" zu netzwerken. Bei einigen Reisen ist oft nur noch das iPad dabei und mein MacBook bleibt zuhause. Zwar ist für mich das iPad (noch) kein Arbeitstier, kein Werkzeug zum komfortablen Texten, Tabellen zu bearbeiten oder Präsentationen zu erstellen. Trotzdem hat das iPad radikal verändert, wie ich arbeite, lese und netzwerke.

Es ist mein primäres Lesegerät. Es hat dazu geführt, was ich an vielen Kollegen und Bekannten in den vergangenen Jahren belächelt habe: Ich prüfe morgens beim Frühstück oder auch spät abends nochmal meine E-Mails. Noch nicht ist es gottseidank nicht so weit, dass ich nachts aufwache und E-Mails checken muss, aber mein Verhalten hat sich durchaus geändert und die Grenzen von Arbeitszeit und Freizeit verschwimmen stärker.

Und diese Entwicklung muss man durchaus kritisch betrachten. Ich muss lächeln, wenn Arbeitgeber aus Kostengründen ihren Mitarbeitern keine mobilen Endgeräte und Flatrates bezahlen wollen. Meiner Ansicht viel zu kurz gedacht, denn der Nutzen der Unternehmen, den sie daraus generieren, dass ihre Mitarbeiter mobil sind, ist wahrscheinlich höher als die damit verbundenen Kosten. Andererseits muss sich jeder Nutzer von Smart Phones und Tablets fragen, wann man beruflich auch einmal "off" sein und will und welche quasi Erwartungshaltung auch die Vorgesetzten unterdessen schon haben. Es gibt sicher zu denken, wenn eine Telekom eine Richtlinie zum “Umgang mit mobilen Arbeitsmitteln außerhalb der Arbeitszeit” erlässt und damit die Mitarbeiter explizit auffordert, die Geräte in der Freizeit auszuschalten.

Ich habe bewusst hier einmal meine derzeitge Arbeitsweise beschrieben, den ich glaube, dass vieles von dem, wie ich arbeite, zum Arbeitsplatz der Zukunft gehört. IBM ist sicher sehr fortschrittlich und ein Vorbild, vom Heimarbeitsplatz über Bring Your Own Device bis zum mobilen Arbeiten und dem Einsatz modernster Kollaborationstechnologien. Ich bemerke, wie der Einsatz sozialer Technologien intern in der IBM, extern in der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern und in der Kommunikation mit Kunden, Interessenten und der "Öffentlichkeit" meine Arbeit und meinen Arbeitsplatz wandelt. Soziale Technologien ergänzen, integrieren und modifizieren dabei bisherige Kommunikationskanäle wie E-Mail oder Telefon. Damit einher geht auch im beruflichen Umfeld eine neue Kultur des Netzwerkens, der höheren Bereitschaft zum Teilen von Informationen und Transparenz und Beweglichkeit. Wir sind aller Widerstände trotzend auf dem Weg aus dem Informationssilo-behafteten, E-Mail zentrischen Zeitalter in ein Zeitalter des Social Business, das auch und gerade unsere Geschäftsleben verändert. 

Posted from Digital naiv - Stefan63's Blog

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