Digital Naiv oder Digital Native. Was ist der "richtige" Weg im und im Umgang mit dem Web 2.0 - und Puzzlesteine zu Essen, Fußball und mehr ...

Freitag, 25. Mai 2012

Donnerstag, 24. Mai 2012

[EN] A Day in the Life of an IBM Marketer: Manage Events and Projects with Suppliers in IBM Smart Cloud

 On May 23 I had the pleasure to open up the Dachis Social Business Summit in Berlin. Due to the fact that Matt Collins would be presenting later the IBM Social Business vision with a lot of customer examples, I decided to go down a different path and tell the audience how I am personally living social as a Marketer within IBM. Obviously there is the external Social Media-Stefan DigitalNaiv – the name of my blog and Twitter account – out there listening, communicating and engaging through the public social media channels. But this is only the so to say public face of the coin. Social Media does not equal Social Business. It is part of it. As important is how I leverage social in my daily work.

I used Dion Hinchcliffe's graphic, where communities are used in the Next Generation  Enterprise and mapped my personal use cases to it.

Owly Images

One of the most appealing use cases for me is working with my supply chain and my partners. As a marketer I am obviously organizing campaigns and events. External suppliers are always involved in these projects, e.g. our PR Agency Text100, our event agency, my partner in crime CPP, Freelancers, Speakers etc. What are you doing in these projects? You define Milestones, you are assigning and hopefully tracking tasks, you are sharing and collaborating on files, you write meeting minutes and much more. Of course you need to share and track all this information. So typically files and info's are send by Email, tasks are managed in extensive spreadsheets, which are again being distributed by Email.

And we all experience the disadvantages of Email for sharing and tracking projects, information and files. Big files are filling up your inbox. Even more important: You never know, if you do have the most recent version of a file. Email is for sure not the tool for managing deadlines and tasks. And spreadsheets? Are spreadsheets with numerous columns and rows really the ultimate answer to manage a project? I know, we are living very much out of spreadsheets but I doubt that spreadsheets are the best solution for managing and collaborating on a project. OK, some people might be using professional „big“ Project Management software to manage a campaign. I am not a friend of this. For me it seems to be a real overkill.

A few years ago I changed the way how I manage projects and in particular events away from the Email centric approach to I would call the the „Social Business“ way. I am using with my suppliers IBM's Smart Cloud for Social Business. I am setting up a project community and activity in the cloud, invite the internal IBMers to the project, include my external suppliers and manage the whole project collaboratively in this community This starts with the brainstorming and ideation on the project (Who should be speaking? Who is contacting the potential speaker? What is the best location? …) up to managing and closing the project and event. Obviously files are shared and versioned through the community, activities and tasks are tracked with clear responsibility and deadlines.

Usually a project starts with a small team collaborating. More and more people become members during the launch and in particular for these new members it is easy to get up to speed extremely fast and have all the necessary information on the project and its status through the community. As important as bringing new team members into the project team is the whole ideation, discussion and collaboration process. The development of the event or campaign happens in a transparent and open way, ideas are being added, discussed, declined. Not sure if this is already wisdom of the crowd, but for sure it is in comparison to Email inspiring, more productive and the more social way of managing projects. When describing how I work in a IBM Smart Cloud community with my suppliers I should not forget to mention the aspect of Social Communications. Of course Online Meetings and Instant Messaging are integrated part of managing projects with my partners in the cloud. The external partners can easily participate in Online Meetings and without local software they are able to chat with me. So real-time communication and Online Meetings are important part of the whole Social setup and add enormous value.

Of course I am using the same social way of managing Marketing projects IBM-internally behind the firewall. What I want to re-emphasize is the external aspect I am describing. There is a huge potential within the Enterprise. But there maybe as much potential in collaborating the social way with suppliers. For sure it is improving my daily work. For sure it is improving quality and transparency of the project. And for sure it makes life for our suppliers much easier to work in an extended social enterprise. Of course it still needs a lot of evangelizing, discussing, educating to convince people to move away from their traditional Email centric way of working to the social way. But I will continue preaching and convincing to move all our projects with external suppliers into the IBM Smart Cloud and create an extensive extended IBM Marketing community for smarter, better Marketing events and campaigns. Think about your daily work and your use cases and benefits. Where does it make sense for you to work in an extended Next Generation Social Enterprise?

The presentation I gave at the Dachis Summit is available here on Slideshare. I will continue mapping out my use cases in upcoming blog entries hoping to inspire you to work social in your daily work, not only as a marketer.

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Donnerstag, 10. Mai 2012

Samstag, 5. Mai 2012

[DE] Die Zukunft von E-Mail: Ich bin ein E-Mailsortierer *schäm*

Ich oute mich gleich zu Beginn: Ich bin ein E-Mail Sortierer. Wichtige, aber auch leider viele nicht so wichtige oder später online nachrecherchierbare E-Mails lege ich in einer persönlichen Ordnerstruktur händisch ab. Den Ablagebaum mit Ordnern und Unterordnern habe ich mir über Jahre gemäss meiner Aufgaben erarbeitet und er scheint mir persönlich Sinn zu machen.

Die Diskussion ist ja schon an vielerlei Stelle geführt worden: Der Spiegel schreibt "Wer sortiert, verliert" und zitiert eine IBM Studie, nach der man E-Mails nicht sortieren sollte. Diese koste nur Zeit. Man solle besser der Suchfunktion vertrauen. Für beide Optionen gibt es Pros und Kontras. Die Ablage in Ordnerstrukturen hat ihre Grenzen. Beispielweise kann man E-Mails nicht ohne wirklichen Zusatzaufwand parallel in verschiedenen Ordnern ablegen. Ich führe auf einer Veranstaltung ein Gespräch mit einem Analysten. Lege ich die betreffende E-Mail mit der Gesprächszusammenfassung nun im Ordner „05-MarCom/Analysten“ oder im Ordner „04-Kampagnen/EventXYZ“ ab? Inhaltlich gehört es in beide Ordner, aber physikalisch lege ich es in einem der Ordner ab und werde mir nicht die Mühe einer Duplizierung oder Verlinkung machen.

Durch die sozialen Kanäle ist nun neben der Ordnerstruktur ein neues Ordnungskriterium hinzugekommen: Informationen werden „getagged“, d.h. man verschlagwortet ein Stück Information mit Stichworten. Die oben erwähnte Gesprächsnotiz bekäme beispielsweise die Stichwort „Analyst“ , „Briefing“, „EventXYZ“, eventuell noch Firma und Namen des Analysten. Über diese Tags könnte ich dann später auf die Notiz wieder zugreifen, entweder über die Tagewolke oder Suche.

Tags haben noch nicht wirklich in die Welt der E-Mail Einzug gehalten. Weder die professionellen noch die privaten E-Mail-Anbieter offerieren derzeit Tagging. Tags sind ein typisches Kennzeichen der neuen sozialen Kanäle. Beispielsweise verwenden wir Tagging in IBM Connections, der Social Software der IBM. Jede Informationseinheit, ob nun das Profil eines Anwenders, ein Blogbeitrag, ein Lesezeichen, eine Community, eine Datei oder eine Aktivität kann (und sollte) „getagged“ werden. Wenn ich und meine Kollegen nun nach diesen Tags über die sogenannte Tagwolke oder konventionelle Recherche suchen, werden uns alle einem Tag zugeordneten Informationsobjekte angezeigt. Dieser übergreifende Aspekt ist besonders wichtig für Social Software. Ein persönliches Tagging auf der lokalen Festplatte der persönlichen E-Mail wäre wieder auf dieses Silo beschränkt und würde nicht andere Informationen (lokal gespeicherte Dateien etc.) umfassen. Und natürlich muss man sich die Frage stellen, ob Anwender angesichts der Flut der Nachrichten E-Mails wirklich manuell taggen und damit verschlagworten würden.

Eigentlich sollte man doch Hilfe von den ach so intelligenten DV-Systemeb erwarten dürfen. Warum verschlagwortet nicht mein E-Mail-System oder mein Betriebssystem automatisch die Mails und sortiert sie - zumindest für die optische Darstellung - in bestimmte Ordner ein? Technologisch ist das heute machbar, dürfte aber die Rechnerleistung manches lokalen Computers doch überfordern. Am Ende landen wir dann doch wieder bei der Suchfunktion des E-Mail Programmes oder besser einer Desktopsuche. Zu Zeiten als ich noch Windows nutzte, war bei mir Google Desktop Search auch in Kombination mit Lotus Notes im Einsatz (Und ich habe einige andere Werkzeuge durchgetestet), um eben nicht nur in meinen E-Mails, sondern auch im Dateisystem zu suchen.

Als Mac-Anwender nutze ich Spotlight, die eingebaute Suchfunktion des Mac Betriebssystems, mit der ich Dateien, lokal ge-cache-te Webseiten, Mails und mehr auf einen Schlag durchsuchen kann. Als Zusatztool habe ich Tembo installiert, das noch etwas komfortabler in der Sortierung der Suchergebnisse ist. Und wenn ich mein persönliches Nutzungsverhalten sehe, muss ich mir eingestehen, dass ich in den allermeisten Fälle die Suche nutze, statt durch Ordnerstrukturen zu navigieren. Die Ordner sind nur dann ein Krückstock, wenn ich beispielsweise den Namen eines Senders vergessen habe, nicht mehr oder weniger. Mal schaun, ob ich meine E-Mail-Sortierei abstellen kann, die alten Gewohnheiten ...

P.S. Eine Anmerkung muss ich noch machen: Ich bin ein Freund, übergreifend - also nicht nur in E-Mail - zu suchen. Diese Funktionalität wird natürlich dann ausgehebelt, wenn es eine Unternehmenspolicy gibt, die vorschreibt, die persönlichen E-Mail-Archive zu verschlüsseln. Daran scheitern dann die Desktop-Suchwerkzeuge. Und natürlich wäre es wünschenswert und pfiffig, wenn Desktopsuche mit der Suche im Unternehmensspeicher und im freien Web kombinierbar wäre.

Teil 3 meiner Artikelreihe zum Thema Zukunft von E-Mail. Und es werden noch weitere Teile folgen.

 

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